domingo, 3 de abril de 2011

PÓLIZAS, TIPOS Y REGISTRO

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones. Las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo: Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros. Ventajas Mayor división del trabajo. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables, fortalece el control interno. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas. Desventajas El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado. Elementos que la integran: El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate. El nombre de la póliza. El numero de la misma. Columna para la fecha de operación. Número de cuenta Número de subcuenta Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento. Tres columnas de valores, destinadas, la primera para el parcial, la segunda a los cargos, y la tercera a los créditos. Espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes: La persona que la hizo, la persona que la reviso, la que autorizo, la que paso a auxiliares y al diario. Conviene aclarar que en los formatos que se venden impresos se llama pólizas de ingreso a las pólizas de entradas de efectivo y pólizas de egreso a las pólizas de salidas de efectivo. Cabe señalar que en las empresas que manejan su efectivo principalmente mediante una cuenta de cheques, los pagos efectuados con cheques son controlados en pólizas de cheque, las cuales disponen de un espacio en la parte superior que permite obtener la copia de todos los datos del cheque expedido, y en la parte inferior, los demás datos de identificación contable que hemos señalado. Registro de pólizas Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberán anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro. La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este último, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada. Con respecto al número de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo. De lo anterior se deduce que, si una póliza carece de números, este solo hecho indicara que no se ha anotado en el registro de pólizas y, por tanto, que la operación asentada en ella aun no ha quedado contabilizada en los libros. Al final del periodo de concentración deberán obtenerse la sumas de cada una de las columnas de valores del rayado, así como también analizar el espacio de varias cuentas para formular con esos totales un asiento de concentración en el diario general, de los comúnmente expresados como de: Varios a varios Errores y contrapartidas: cuando se tiene establecido este sistema y se comete algún error al registrar una operación, deberán, en principio, observarse las reglas generales para llevarse a cabo la corrección por medio de un asiento de contrapartida. Pero teniendo en cuenta que en los sistemas de pólizas las operaciones se anotan primero en estas y que después las mismas se asientan en el registro, los errores presentan ciertas formas especiales que requieren seguir determinados procedimientos para su corrección. Los errores que se pueden cometer se clasifican en dos grupos: 1. Errores que se cometen en las pólizas, y 2. Errores que se cometen en el registro. Errores en las pólizas. Los errores localizados solamente en las pólizas pueden presentar dos aspectos: Que la póliza se formule incorrectamente, pero que el error se advierta antes de que sea registrada. Que la póliza se haga en forma incorrecta y, en esa misma forma, se pase al registro de póliza. En el primer caso, puesto que la póliza no se ha registrado, bastara con cancelar o destruir la póliza equivocada, e inmediatamente después, formular la correcta, que será la que se anote en el registro. En el segundo caso, (cuando la póliza este equivocada y el error se advierte después de haberse registrado también en forma equivocada), la corrección se hará formulando una nueva póliza, en la que se asiente la contrapartida que proceda, y anotándola después en registro de póliza con lo cual quedara corregido el error que se hubiere cometido. Errores en el registro. Cuando se ha formulado la póliza correctamente pero al registrarse, se cometió el error ya sea en los cargos o abonos a las cuentas o el importe de los mismos, la corrección deberá hacerse solamente en el registro anotando con tinta roja en la columna de la cuenta o cuentas equivocadas el importe asentado incorrectamente y, con tinta oscura, las cantidades en las columnas de las cuentas correctas. Estas anotaciones deberán ir precedidas de una leyenda escrita en el espacio de redacción, expresada en los siguientes términos: " cambio de columna, póliza número......", O bien " corrección a la póliza numero... " Clases de pólizas Pólizas de cheque: están destinadas a registrar las operaciones de caja, es decir, aquellas que dan lugar a un movimiento de fondos en efectivo, ya sea como entrada o como salida de dinero. Ejemplo: Se paga con cheque al proveedor; en la siguiente póliza de cheque será registrado. Pólizas de diario: las pólizas de diario servirán para registrar todas las demás operaciones que, al efectuarse, no implique movimientos de fondos en efectivo, sino que afecten a otros valores de activo, pasivo o resultados, distintos al numerario. Ejemplo: Venta de mercancía a crédito. Póliza de ingreso: te sirve para anotar todas las entradas de dinero ya sea en efectivo o en cheque. Ejemplo: Cobramos a clientes el valor de las mercancías vendidas con cheque. Póliza de egreso: se utiliza para anotar todas las salidas ya sea dinero. En este caso se llaman asientos de concentración. Ejemplo: Compramos papelería para uso inmediato, operación que se registra en póliza de egresos. Bibliografía Correspondencia y documentación comercial moderna. José Acuña Montenegro. Págs. 95-273 Prácticas de documentación y sistemas de control. Mario Mengual González, Martha Olaeta de la Peña. Págs. 11-16,42 Documentación Teoría y Práctica. Thalía Domínguez 3ra edición Págs. 10-155 Romero, J., (2006). Principios de contabilidad. Mc Graw Hill: México SE PIDE: ELABORAR CUADRO SINÓPTICO

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